Hyvä sopimus on laadukkaan konsultoinnin perusta

Kun puhumme laadukkaasta konsultoinnista, keskustelu kääntyy usein osaamiseen, menetelmiin ja tuloksiin. Harvemmin muistetaan, että onnistuneen toimeksiannon yksi tärkeimmistä rakennuspalikoista on hyvin laadittu sopimus.

Sopimus ei ole pelkkä juridinen pakollisuus tai projektin alussa allekirjoitettava asiakirja. Parhaimmillaan se toimii laadunvarmistuksen, riskienhallinnan ja luottamuksen rakentamisen välineenä.

Konsultoinnissa onnistuminen alkaa siitä, että osapuolet ymmärtävät samalla tavalla, mitä ollaan tekemässä. Selkeä sopimus määrittelee toimeksiannon tavoitteet, rajaukset ja odotukset.

Hyvä nyrkkisääntö on vastata ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä tehdään?
• Missä ja milloin työ toteutetaan?
• Miten työ tehdään?
• Mitä toimeksiantoon ei kuulu?
• Miten toimitaan, jos tilanne muuttuu?

Erityisen tärkeää on määritellä myös se, mitä konsultilta ei odoteta. Esimerkiksi kasvustrategian laatiminen ei automaattisesti tarkoita lupausta yrityksen liikevaihdon kasvusta. Konsultti voi vastata prosessista ja asiantuntijatyöstä, mutta asiakas tekee lopulliset päätökset.

Moni konsultointiprojekti kohtaa ilmiön, jota kutsutaan scope creepiksi: työn sisältö laajenee vähitellen alkuperäisestä suunnitelmasta ilman että muutoksista sovitaan erikseen.

Kun sopimuksessa on määritelty selkeästi työn laajuus sekä menettelytavat lisä- ja muutostöiden käsittelyyn, vältytään väärinkäsityksiltä ja turhilta ristiriidoilta. Selkeä sopimus auttaa pitämään projektin hallinnassa ja tukee molempien osapuolten onnistumista.

Ammattimaisuuteen kuuluu, että myös hinnoittelu ja vastuut ovat läpinäkyviä.

Sopimuksessa on hyvä sopia esimerkiksi:

• palkkioperusteista,
• laskutusaikatauluista,
• maksuehdoista,
• mahdollisista kulukorvauksista sekä
• vastuunrajoituksista.

Vastuunrajausten tarkoituksena ei ole välttää vastuuta, vaan tehdä siitä ennakoitavaa ja kohtuullista suhteessa toimeksiannon laajuuteen ja palkkioon. Ilman selkeitä rajoituksia vastuu voi muodostua yllättävänkin laajaksi.

Myös sopimuksen päättymiseen liittyvät tilanteet kannattaa miettiä etukäteen. Mitä tapahtuu keskeneräiselle työlle? Entä kertyneelle aineistolle tai avoimille palkkioille? Hallittu exit on osa hyvää sopimuskäytäntöä.

Konsultoinnin ytimessä on usein asiakkaan liiketoiminnan kannalta arkaluonteinen tieto. Siksi salassapito on yksi konsulttisopimuksen tärkeimmistä elementeistä.
Luottamuksellisuus korostuu erityisesti kansainvälisissä hankkeissa, joissa eri maiden sääntely voi poiketa merkittävästi toisistaan.

Samalla on tunnistettava mahdolliset eturistiriidat. Konsultin riippumattomuus ja objektiivisuus ovat ammattimaisuuden kulmakiviä. Asiakkaan luottamus syntyy siitä, että hän voi olla varma saavansa puolueetonta neuvontaa.

Myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvät velvollisuudet on huomioitava huolellisesti. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset koskevat käytännössä myös konsulttitoimeksiantoihin liittyvää henkilötietojen käsittelyä.

Yksi yleisimmistä epäselvyyksien lähteistä liittyy siihen, kuka omistaa työn tulokset.

Konsultin käyttämät menetelmät, työkalut ja mallit ovat usein hänen omaa tai kolmannen osapuolen aineetonta omaisuutta. Asiakas puolestaan voi saada käyttöoikeuden toimeksiannon tuloksiin sovitussa laajuudessa.

Siksi immateriaalioikeuksista kannattaa sopia nimenomaisesti. Samalla on hyvä huomioida esimerkiksi referenssien käyttöön liittyvät oikeudet: asiakkaan nimeä tai tavaramerkkiä ei saa käyttää ilman lupaa.

Sopimus mielletään joskus pakolliseksi pahaksi tai viimeiseksi hallinnolliseksi vaiheeksi ennen työn aloittamista. Todellisuudessa se on yksi tärkeimmistä onnistuneen yhteistyön edellytyksistä.

Hyvin laadittu sopimus toimii:

• laadunvarmistuksen välineenä,
• riskienhallinnan työkaluna,
• eettisen toiminnan runkona, sekä
• luottamuksen rakentajana.

Selkeys vähentää väärinymmärryksiä, auttaa hallitsemaan odotuksia ja luo perustan pitkäjänteiselle yhteistyölle.

Lopulta kyse ei ole vain juridiikasta. Kyse on siitä, miten rakennamme laadukasta, vastuullista ja ammattimaista konsultointia.